Le bon de commande : digitaliser et automatiser le processus pour plus d’efficacité

Dans l'environnement commercial d'aujourd'hui, où l'efficience et la rentabilité sont essentielles, le bon de commande (BC) demeure un document clé au sein de la chaîne logistique. Il formalise l'engagement d'une organisation à acquérir des biens ou des services auprès d'un fournisseur, servant de référence pour le suivi des dépenses, la gestion des stocks et la planification budgétaire. Néanmoins, la gestion manuelle et sur papier des BC peut entraîner des inefficacités, des erreurs et des frais indirects.

Nous explorerons les avantages de ces méthodes novatrices, les instruments disponibles et les pratiques exemplaires pour une transition fructueuse, vous autorisant ainsi à prendre des décisions éclairées pour optimiser vos activités.

Digitalisation du processus de bon de commande : vers une transformation numérique

La digitalisation du processus de bon de commande constitue une première étape déterminante vers une efficacité optimisée. Il s'agit de convertir une méthode traditionnellement basée sur le papier en un flux de travail digital, exploitant les technologies actuelles afin de simplifier et d'accélérer les opérations. Cette conversion dépasse la simple numérisation des documents ; elle implique une révision complète de la manière dont les bons de commande sont générés, validés et contrôlés.

Définition et périmètre de la digitalisation

La digitalisation comprend la numérisation des documents papiers, l'utilisation de logiciels et de plateformes pour la gestion en ligne des bons de commande, ainsi que la centralisation des informations. Elle comprend aussi la création de flux de travail digitaux visant à automatiser certaines actions, telles que la demande d'achat, l'autorisation et l'envoi au fournisseur. L'objectif principal est de rendre l'information plus accessible, plus simple à gérer et à partager, tout en diminuant la dépendance au papier.

Les étapes clés de la digitalisation d'un BC

• Demande d'achat numérique : Un formulaire en ligne intuitif, doté de champs pré-remplis et de règles de validation intégrées, simplifie le processus de demande. Les approbations hiérarchiques sont gérées automatiquement, avec des notifications instantanées aux personnes concernées. La traçabilité de chaque requête est garantie, offrant une visibilité complète sur l'état d'avancement.
• Création du BC digital : Le système génère automatiquement le bon de commande à partir de la demande d'achat approuvée, réduisant les erreurs de saisie et garantissant la cohérence des informations. L'intégration avec les catalogues fournisseurs facilite le choix des produits et services, affichant les détails pertinents tels que les prix, les descriptions et les disponibilités. La validation des informations, incluant les prix, les quantités et les conditions de paiement, est automatisée pour assurer l'exactitude.
• Approbation électronique du BC : Un workflow d'approbation personnalisable est instauré, en fonction des montants d'achat, des catégories et des centres de coûts. Des notifications automatiques alertent les approbateurs lorsqu'un bon de commande est en attente de validation. Les approbateurs ont la possibilité de refuser ou de modifier le bon de commande, en ajoutant des commentaires pour justifier leur décision.
• Envoi électronique au fournisseur : Le bon de commande est transmis automatiquement au fournisseur par courriel, avec une confirmation de réception pour assurer le suivi. L'option d'intégrer un portail fournisseur permet un suivi en temps réel de l'état de la commande, de la livraison et du paiement. Cette communication transparente améliore la relation avec les fournisseurs.

Avantages mesurables de la digitalisation

La digitalisation du traitement des bons de commande apporte des bénéfices considérables, influençant directement la rentabilité et l'efficience de l'entreprise.

• Diminution notable du temps de traitement des BC : Les flux de travail automatisés et la validation électronique accélèrent significativement le processus, réduisant le temps nécessaire pour créer, approuver et expédier un bon de commande.
• Réduction des erreurs grâce à la validation automatique des données : La validation automatisée des données, telle que les prix et les quantités, minimise les erreurs de saisie et assure l'uniformité des informations.
• Amélioration de la traçabilité et de la visibilité sur le processus d'achat : Un tableau de bord centralisé offre une visibilité intégrale sur l'état de chaque bon de commande, de la demande d'achat à la réception des produits.
• Simplification du reporting et de l'analyse des dépenses : Les données digitalisées permettent de produire des rapports précis et d'analyser les dépenses par fournisseur, catégorie, centre de coûts, etc.
• Renforcement de la conformité avec les politiques d'achat : Les règles de validation intégrées garantissent que chaque bon de commande respecte les politiques d'achat de l'entreprise.

Automatisation du processus de bon de commande : vers une efficacité maximale

L'automatisation du processus de bon de commande constitue l'étape suivante après la digitalisation. Elle va au-delà de la simple numérisation des documents et de la conception de flux de travail digitaux, en utilisant des technologies évoluées pour automatiser les tâches répétitives et manuelles. L'automatisation permet de libérer du temps et des ressources, de réduire les erreurs et d'accroître l'efficacité globale du processus d'achat.

Définition et portée de l'automatisation

L'automatisation implique l'usage de règles et de workflows automatisés pour gérer le processus de bon de commande, ainsi que l'intégration avec d'autres systèmes, tels que l'ERP, la comptabilité et la gestion des stocks. Elle intègre aussi l'utilisation de technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (Machine Learning) afin d'automatiser des tâches complexes et de prendre des décisions judicieuses.

Les applications concrètes de l'automatisation dans le processus de BC

• Reconnaissance optique de caractères (OCR) : L'OCR permet d'extraire automatiquement les données des factures fournisseurs, réduisant significativement le temps et les efforts consacrés à la saisie manuelle. La correspondance automatique entre les bons de commande, les factures et les bons de livraison est également facilitée, permettant d'identifier rapidement les erreurs ou les anomalies.
• Validation automatique des factures : Des règles de validation prédéfinies sont utilisées pour vérifier la conformité des factures, en comparant les informations avec le bon de commande et le bon de livraison. Le paiement des factures approuvées est déclenché automatiquement, en respectant les conditions de paiement négociées avec les fournisseurs.
• Mise à jour automatique des stocks : Les niveaux de stocks sont mis à jour automatiquement à la réception des marchandises, permettant un suivi précis des stocks disponibles. Le déclenchement automatique de nouvelles commandes en cas de seuils dépassés assure un approvisionnement continu et évite les ruptures de stock.
• Gestion automatique des relations fournisseurs : Le suivi automatique des performances des fournisseurs, en termes de qualité, de délais de livraison et de prix, permet d'identifier les fournisseurs les plus performants. L'identification automatique des opportunités de réduction des coûts, grâce à l'analyse des données d'achat, permet de négocier de meilleurs prix avec les fournisseurs.

Bénéfices chiffrés de l'automatisation

L'automatisation du traitement des bons de commande offre des avantages encore plus substantiels que la simple digitalisation. Elle permet notamment de :

• Diminuer radicalement les tâches manuelles et le temps dédié à la gestion des BC : L'automatisation des tâches répétitives et manuelles libère du temps et des ressources pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
• Accroître la précision et réduire les erreurs : L'automatisation des processus diminue les erreurs humaines et garantit la cohérence des données.
• Libérer des ressources pour des tâches à plus forte valeur ajoutée : Les employés peuvent se concentrer sur des missions plus stratégiques, telles que la négociation avec les fournisseurs et l'analyse des données d'achat.
• Optimiser les flux de trésorerie : Le paiement automatique des factures dans les délais négociés améliore les relations avec les fournisseurs et permet de bénéficier de remises pour paiement anticipé.
• Améliorer la prise de décision grâce à des données fiables et en temps réel : Les tableaux de bord et les rapports automatisés fournissent des informations précises et à jour sur les dépenses, les fournisseurs et les performances d'achat.
• Réduire les risques de fraude grâce à des contrôles automatisés : Les contrôles automatisés permettent de détecter les anomalies et les tentatives de fraude.

Outils et solutions pour la digitalisation et l'automatisation des bons de commande

Un large éventail d'instruments et de solutions sont disponibles sur le marché pour vous accompagner dans la digitalisation et l'automatisation de votre processus de bon de commande. Le choix de la solution la plus appropriée dépendra de vos besoins spécifiques, de votre budget et de la taille de votre entreprise. Il est essentiel de comprendre les différentes options disponibles afin de prendre une décision éclairée.

Aperçu des solutions disponibles

• Logiciels de gestion des achats (Procure-to-Pay) : Ces solutions complètes couvrent l'ensemble du processus d'achat, depuis la demande d'achat jusqu'au paiement des factures. Elles centralisent les informations et automatisent les flux de travail, offrant une visibilité complète sur les dépenses et les performances d'achat.
• Logiciels de comptabilité intégrant la gestion des BC : Ces solutions offrent des fonctionnalités de base pour la gestion des bons de commande, en complément des fonctionnalités de comptabilité. Elles permettent de suivre les dépenses et de générer des rapports financiers.
• Plateformes d'automatisation des flux de travail (Workflow Automation) : Ces plateformes permettent d'automatiser les flux de travail complexes, y compris le processus de bon de commande. Elles offrent une flexibilité et une personnalisation accrues.
• Solutions spécifiques pour la gestion des BC : Ces solutions se concentrent uniquement sur la gestion des bons de commande et offrent des fonctionnalités avancées, telles que la gestion des approbations, le suivi des fournisseurs et l'analyse des dépenses.
• Solutions Cloud vs. solutions On-Premise : Les solutions Cloud sont hébergées dans le cloud et accessibles via un navigateur web, tandis que les solutions On-Premise sont installées sur les serveurs de l'entreprise. Le choix entre les deux dépend des besoins de l'entreprise en matière de sécurité, de coût et de maintenance.

Critères de sélection d'une solution adaptée

Le choix de la bonne solution est crucial pour garantir le succès de votre projet de digitalisation et d'automatisation. Voici quelques critères à prendre en compte :

• Facilité d'utilisation et d'intégration avec les systèmes existants : La solution doit être intuitive et facile à utiliser pour tous les utilisateurs, et elle doit s'intégrer facilement avec vos systèmes existants (ERP, comptabilité, etc.) afin d'éviter les silos d'information.
• Fonctionnalités proposées (digitalisation, automatisation, reporting) : La solution doit offrir les fonctionnalités dont vous avez besoin pour digitaliser et automatiser votre processus de bon de commande, ainsi que des fonctionnalités de reporting pour suivre les performances et identifier les axes d'amélioration.
• Scalabilité de la solution pour accompagner la croissance de l'entreprise : La solution doit être capable de s'adapter à la croissance de votre entreprise et à l'évolution de vos besoins, en offrant des fonctionnalités supplémentaires ou en s'intégrant avec d'autres systèmes.
• Coût total de possession (TCO) et retour sur investissement (ROI) : Vous devez prendre en compte le coût total de possession de la solution (licences, maintenance, formation, etc.) et évaluer le retour sur investissement potentiel en termes de réduction des coûts, d'amélioration de l'efficacité et de diminution des erreurs.
• Sécurité et conformité : La solution doit offrir un niveau de sécurité élevé pour protéger vos données et respecter les réglementations en vigueur en matière de protection des données et de conformité financière.

Exemples de solutions et cas d'utilisation

Voici un tableau présentant quelques exemples de solutions couramment utilisées sur le marché pour la digitalisation et l'automatisation des bons de commande, ainsi qu'un aperçu de leurs fonctionnalités et avantages :

Solution	Description	Avantages	Cas d'utilisation
Coupa	Plateforme complète de gestion des dépenses, incluant la gestion des bons de commande, des factures et des paiements.	Visibilité complète sur les dépenses, automatisation des processus, conformité accrue, interface intuitive.	Une grande entreprise multinationale a réduit ses coûts de traitement des factures de 40% en utilisant Coupa pour automatiser ses processus d'achat.
SAP Ariba	Solution de gestion des achats en nuage, permettant de connecter les acheteurs et les fournisseurs.	Collaboration améliorée avec les fournisseurs, réduction des coûts grâce à la centralisation des achats, innovation accrue.	Un fabricant automobile a amélioré sa relation avec ses fournisseurs et réduit ses délais de livraison en utilisant SAP Ariba pour gérer ses appels d'offres et ses contrats.
Basware	Solution d'automatisation des factures, incluant la gestion des bons de commande et le rapprochement des factures.	Traitement des factures plus rapide, réduction des erreurs de rapprochement, conformité accrue grâce à l'audit trail.	Une entreprise de services financiers a réduit ses erreurs de rapprochement de factures de 60% en utilisant Basware pour automatiser ses processus de comptabilité fournisseurs.
Tipalti	Plateforme d'automatisation des paiements, permettant de gérer les paiements aux fournisseurs dans le monde entier.	Paiements plus rapides et plus précis, réduction des coûts liés aux paiements internationaux, conformité accrue avec les réglementations fiscales.	Une entreprise technologique a réduit ses coûts de paiement internationaux de 30% en utilisant Tipalti pour automatiser ses paiements aux fournisseurs dans le monde entier.

Stratégies et recommandations pour une transition réussie vers un traitement digital et automatisé des bons de commande

La transition vers une gestion digitalisée et automatisée des bons de commande peut représenter un projet complexe. Afin d'optimiser vos chances de succès, il est primordial d'adopter une approche structurée et de prendre en compte les stratégies recommandées.

Définir clairement les objectifs et les indicateurs clés de performance (KPI)

• Identifier les problématiques actuelles et les axes d'amélioration.
• Déterminer les buts à atteindre (réduction des coûts, transparence améliorée, etc.).
• Sélectionner les indicateurs clés de performance (KPI) pertinents pour mesurer les progrès.

Intégrer les parties prenantes dès le lancement du projet

• Mobiliser les équipes achats, finances, comptabilité et informatique.
• Recueillir leurs besoins et leurs attentes.
• Garantir la communication et la formation tout au long du projet.

Opter pour une solution adaptée aux besoins et au budget de l'entreprise

• Effectuer une analyse approfondie des besoins.
• Comparer les différentes solutions disponibles sur le marché.
• Privilégier une solution évolutive et facile à intégrer.

Établir un plan de déploiement progressif

• Démarrer par un projet pilote sur une section de l'entreprise.
• Déployer graduellement la solution à l'ensemble de l'organisation.
• Assurer le suivi et l'amélioration continue du processus.

Incorporer la gestion du changement et la formation des utilisateurs

• Communiquer clairement les bénéfices de la nouvelle solution.
• Offrir une formation adéquate aux utilisateurs.
• Soutenir les équipes dans l'adoption du nouveau processus.

Voici un tableau comparatif des avantages et des inconvénients potentiels de la digitalisation et de l'automatisation des bons de commande, afin d'aider les entreprises à prendre des décisions éclairées :

Caractéristique	Avantages	Inconvénients potentiels
Digitalisation	Réduction du temps de traitement, transparence améliorée, diminution des erreurs, flux de travail plus collaboratifs, meilleure conformité.	Coût initial de la mise en œuvre, résistance au changement de la part des employés, nécessité de formation continue, dépendance à l'infrastructure technologique.
Automatisation	Diminution radicale des tâches manuelles, optimisation des flux de trésorerie, meilleure prise de décision grâce à des données en temps réel, réduction des risques de fraude, conformité renforcée.	Complexité de la mise en œuvre et de la configuration, dépendance accrue à la technologie, risque de perte de contrôle si mal géré, coûts de maintenance et de mise à jour potentiellement élevés.

Un futur optimisé : les bons de commande au service de l'entreprise moderne

La digitalisation et l'automatisation des bons de commande ne sont pas uniquement des tendances, mais des impératifs pour les organisations qui souhaitent rester compétitives. En adoptant ces technologies, les entreprises ont non seulement la capacité de réduire leurs coûts et d'améliorer leur efficacité, mais aussi de mettre en place une chaîne d'approvisionnement plus transparente, plus agile et plus résiliente. L'avenir du processus de bon de commande est indubitablement digital, automatisé et intelligent, ouvrant la voie à des activités plus performantes et à une prise de décision bonifiée.